Yeni bir yıl sonuna yaklaştığımız bu günlerde, amirlerin dolduracağı sicil raporlarına ilişkin bazı açıklamalarda bulunmak istiyoruz. Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulu kararlarına göre memurlar artık sicil raporları temin edebilmekte olup, raporları dolduracak amirlerin, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği çerçevesinde hazırladığımız bu yazımızı dikkatle okumaları uygun olacaktır.
Sicil raporunda yer alan bu bölüm doldurulurken, eğer memur hakkında olumlu düşünülüyorsa, 100 tam puan verilmelidir. Yargı kararlarına göre bu notun daha düşük verilebilmesi için memur hakkında disiplin işlemlerinin yapılmış olması gerekmektedir. Bu nedenle bu bölüme ilişkin yapılacak değerlendirmede bu hususa dikkat edilmesi uygun olacaktır.
Sicilin olumsuz olarak düzenlenebilmesi için ortada ciddi somut bilgi ve belgeler olmalıdır. Bu yönde bir bilgi veya belge olmaksızın sicilin olumsuz düzenlenmesi halinde, düzenlemeyi yapan amir daha sonra maddi tazminat cezası davaları ile karşı karşıya kalacaktır.
Memur hakkında sicil raporunun doldurulabilmesi için, memurun en az altı ay çalışması gerekmektedir. Bu altı aylık süreye aşağıdaki süreler dahildir:
1-Mazeret izinleri.
2-Yıllık izinler.
3-Doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri.
4-Hizmetiçi eğitimde geçen süreler. Ancak, yukarıdaki durumların oluşması halinde, sicil doldurulabilmesi için en az 3 ay fiilen çalışmak gerekmektedir.
Hizmet içi eğitim ve hastalık sebebiyle devamsızlıktan sicil doldurma şartları yerine getirilememesi halinde bir sefer son üç yılın sicil not ortalaması o yılın sicil notu olarak alınması gerekmektedir.
Bu konuya ilişkin düzenleme Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin “Sicil Raporu Doldurmak İçin Gerekli Süre” başlıklı 13'üncü maddesinin son fıkrasında yer almıştır. Buna göre, hizmet içi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınmaktadır.
Sicil amirlerinin kimler olduğu her kamu kurumunun yayımladığı yönetmelikte tek tek belirtilmiştir. Ancak bunun dışında, Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan yönetmelik hükümleri gereğince amir olarak sicilleri dolduracak kişilerin memurla belirli süre çalışmış olması gerekmektedir.
Bu bağlamda, memurun, sicilini dolduran amirin yetkili olup olmadığına dikkat etmesi gerekmektedir. Zira yetkisiz bir amir tarafından doldurulacak bir sicil raporu yetki açısından geçersiz olacaktır. Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan yönetmeliğe göre, sicil amirleri altı aydan az çalıştıkları memurlar hakkında sicil dolduramazlar.
Ancak bu süre kadar görevde kalan amir bulunmaması veya sicili verecek amirlerin görevde bulunmamaları halinde, sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur. Üç aylık süre zarfında da en az süre doldurulamaz ve memura o yıl için sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulmaktadır.
